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インバスケットとは?(2)

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インバスケット試験とは

インバスケット試験は、評価対象や評価能力によって様々な形式がある。一例として
「記述式」
「マークシート式」
「他の適性検査との組み合わせたインバスケットが主体のテスト」
など最近は多様化している。 当研究所で販売している問題集も、
最新の情報に合わせて随時修正し対応しているが、様々な回答方式や出題設計が次々に確認されている。

ただし、インバスケット・ゲーム試験の本質は変化していない。
マークシートでも、記述式でも、受験者の管理職・リーダーとしてのスキル・能力を判断しているので、回答方式が違うが評価されている点は一緒であると考えて良いと思う。

問題(案件)はどのようなイメージで考えればよいのか。
まず、本問題とは別に、資料が用意されている事が多い。
資料とは、「企業の組織図」「営業概況」「営業数値に関するもの」「規則集」などが多いようだ。
その他、試験の特性に合わせて10枚以上の資料が用意されていることが多い。
この資料を読み込むだけで、かなり時間を要する。
ここで時間をロスして実際の案件処理で時間が無くなるという方も多い。
従ってどんな資料があるか目を通すレベルで良いだろう。これについては後ほど説明したい。

またこの資料は、問題上の秘書もしくは上司が用意してくれていることが多い。
最初の案件で、資料の簡単な説明などがあるケースもある。
多くの受験者が、資料の確認に没頭するが、忘れたくないのがこの資料を用意してくれた方への感謝の気持ちである。
この資料を用意した方も時間の無い中、あなたの為に用意してくれたのだから感謝の表現は取りたい。
評価項目で言えば「ヒューマンスキル」(対人関係能力)でのスコアが望める場合がある。

資料には組織図や営業数値、経費や社内規定、役職分掌などが書かれていることが多い。
ただし、この資料は案件と同時に見る様にしたい。
はじめに熟読すると時間が無くなる。はじめはさっと目を通すくらいで良いだろう。
実際に案件処理に必要のない資料も含まれていることも多い。
記憶力に自信の無い方は照らし合わせて必要な項目だけ見たほうが良い。
また、資料は案件判断中に使う頻度が多いので、右上など決めた場所においておく。

定物定位という言葉をご存知だと思うが、インバスケット試験は時間との戦いである。
数十秒の時間のロスが勝負を分ける。
数十秒あれば行動や指示が1つは書けるだろう。
だから、資料やスケジュールカレンダーなどはトレーニングの段階から場所を決めておけば時間のロスはかなり防げる。

時間のロスは命取り(定物定位の徹底)である。

次に案件数を確認する。
試験時間の設定によるが、案件数は15問から25問程度が平均だろう。
すぐに案件処理を始める方も多いのだが、計画的に案件処理を進める為にも案件数をまず確認しよう。

そして一案件に対する時間配分を計算する。(時間配分の徹底)

時間配分の一例を挙げると、

試験時間120分で案件数20問の場合。
実質判断時間90分。1案件あたり4分30秒。

試験時間120分-実質判断時間90分=残り30分

見上げる男たち

残り30分は、最初の10分で置かれている環境の把握・用意資料の目通しや、 時間配分の計算であり、残りの20分は「見直しの時間」と言いたいのだが、
後で述べるが、問題構成を見ていると「案件の関連性」は必ずと言っていい程あり、最初に最適だと思った判断が、後の方に出てくる案件によって大きく変わる。
従って180度違う判断に訂正したり、どうしても判断できなかった案件の処理などに
費やされることになるだろう。従ってこれでも見直しの時間は無いと思わざるを得ない。

では、1案件ごとに時計で時間を計測するのか?
そんな時間こそ無駄である。
単純に10案件終了時に時計を見る。遅れているのか?順調なのか?
その確認で十分である。
かなり遅れているのであれば、案件処理数の消化を重点とし、早すぎるのであれば、少しアクション数を増やすなど調整しよう。

インバスケット・ゲームでは案件全てを処理するのが大前提である。

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合格には、未処理案件を出さないというのが大きなポイントだと当研究所は確信している。
決められた時間内に案件を処理できない管理職は失格と言わざるを得ない。
その未処理案件が企業にとって命取りになる案件である可能性もある。
そのような緊急・重要案件が処理されず、あなたが役職に就くまでの間、机の上に放置されている状態は、実際の職場でもかなりのリスクがあると言えるだろう。
とは言え、簡単に全案件処理は出来ない。
実際に受験された方の声でもあるが、時間に余裕があったと答えた方はほとんどいない。
対策はひたすら、様々な種類の問題集を演習することであろう。
また同じ問題集を繰り返し演習することもお勧めである。

案件処理にスピードがついてきたら、当研究所のインバスケット問題集の採点分析付きで、自らのポジションを確認するのもお薦めである。
自らの案件処理の精度や、伸ばすべき能力を確認した上で、これからのトレーニングの対策を立てると良いだろう。

インバスケット試験の多くは処理された案件数や出されたアクションの数も重視される傾向にある。
判断や行動の質も当然要求されるのだが、まずは案件処理数を重視してトレーニング計画を立てたい。

実際に問題に入る前に、この試験はどのような能力を評価するのか簡単に述べたい。
ただし、試験作成会社・試験実施企業の設定により違いがあるのは承知して頂きたい。

おおまかに区分すると
1.問題発見力
2.問題分析力
3.創造性
4.意思決定力
5.計画組織力
が評価されることが多い。

また以下の3点のスキルは頭の隅に入れて頂きたい。

クリップ


1.アドミニストラティブスキル

簡単に言うと職務遂行能力である。
先に述べた5つの能力がほぼ当てはまる。

2.ヒューマンスキル

対人能力・組織活性能力など言われるが、チームをうまく活用し、部下の能力を最大限に活用しながら組織効率を高める能力である。
リーダーシップや気配り、折衝力・根回しなどと思えば分かりやすいかもしれない。
このスキルは上司職になっても比率的には他のスキルが比率増減するにもかかわらず、このスキルはほぼ一定比率となっており、どの職位についても重視されるスキルである。
一番最初に述べた、資料を用意してくれた方へのお礼やねぎらいなども、このスキルに含まれることが多い。

3.テクニカルスキル

作業の熟練度や商品知識、販売方法など、専門分野や職能分野においての特定能力のスキル。
上位職になるほど必要スキルにおける比率は少なくなり、逆にアドミニストラティブスキルの比率が高くなると考えられる。

ただし、管理職だからといって、このスキルが全く無くても良いのかということは無く、アドミニストラティブスキルの比率が増えていくというイメージで考えよう。

またインバスケットで前述の評価項目と並んで重要なのが優先順位設定である。
その案件の特性を掴んで以下の分析が出来るかも、インバスケットならではの評価項目である。

1.重要性
2.緊急性
3.優先順位
4他の案件の関連性

マークシート形式の試験ではこの上記項目は重要視される傾向が高い。
インバスケットの大きな壁が「重要性」「緊急性」「優先順位」である。
一番多くのご質問、ご相談を頂く項目でもあるが、詳細については後の説明としよう。


次に実際の案件解決のプロセスとして

「適切な決定」
「案件に対するアクションの数」
「代案・アイデアの検討」
「部下が円滑に指示を実行できるように補足指示や指示の出し方」
「部下への配慮」
「判断を裏づけする情報の収集・知識欲」
「関係部署への連絡・報告・相談・情報提供」
「事後報告・事後チェック」
「スケジュール化」
「他の案件との関連による判断」

ビジネスマン

などをフレームと考えて案件処理を行うとヌケやモレが無くなる。

この他に生産性や部下への権限委譲など多くの評価ポイントが挙げられる。
詳細に興味がある方はインバスケット・レポートでも解説してあるので参考にして頂きたい。

むしろ、実際に問題集を前に、今述べた案件処理プロセスを参考に自己採点し、自分の足りない能力を把握し、補っていく努力をされるべきである。

この意味からも問題集は手に入れて、知識だけではなく実際に問題集をやって、自分のインバスケット手法を身に付けるべきである。

最近は教材をマスターすれば合格、といったキャッチフレーズの情報教材も最近多いようだが、当研究所は懐疑的な見方をしている。

管理者や上級職を選抜する試験でのインバスケットであるから、簡単なコツや虎の巻のようなものでスコアがすぐにあがるとは思えない。

もちろん、問題の解決方法は会得すべきであるが、「案件」と言うのは誰でも簡単に可決できるのでは「案件」とは言わないのではないだろうか。
案件のケースや環境等、様々な要因の元に自分の確信した判断のもとでアクションをとらなければならない。
マニュアルで対応できないケースであれば、当然、その案件に対する最適解も複数あるわけであり、解答を覚えたり、一つの解決手法を当てはめるのは、私見では疑問が残る。

ただ、インバスケットの場合は試験数・案件数をこなして演習していれば、自身にある管理能力がインバスケット思考法によって育成されるのは間違いない。

もともとはトレーニングツールとして開発されたものであるからだ。

問題集が無いという場合やもっと欲しいという場合は、当サイトでもご用意しているので検討して頂きたい。

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