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回答の書き方

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回答の書き方

ではアクションシート(回答用紙)の書き方を考えてみよう。
大きく分けると記述式と選択式の試験がある。
このページでは記述式を前提に説明する。
まず、アクションシートはあなたの判断・アクションを記入する欄がある。

それ以外に試験実施会社によって様々であるが、
・重要性・緊急性を判断する項目
・関連資料などを記入する項目
・優先順位を記入する項目

演習本

などがある場合がある。これらは、評価する項目によって変化していく。
詳細はインバスケット・レポートに記載しているので参考にして頂きたい。

判断力

まず大事なのが「判断」である。
その案件に対し「承認」なのか「否決」なのか、もしくは条件付で承認するのかなど明確に記入しなければならない。
「○○○だから○○する」という表現でも間違いなのではないが、「判断は●●。なぜならば●●」という考え方、表現の方法が論理的で良いだろう。

 ちなみに当研究所に添削希望で送って頂いた回答を確認すると、判断が書かれていないケースが意外に多い。
つまり、「○○と思う」「○○ではないか」という回答が多いのである。
これは判断ではなく、感想と取られスコアにならない可能性がある。

インバスケットで評価される「判断」には主に、以下のものがある。

インバスケットで評価される判断一覧

1. 承認矢印

日ごろの業務ではよく使うが、インバスケットでは安易に「承認」だけにはしないほうがよい。
明らかに承認しても問題なく、誰が判断しても承認するものなら良いが、そんな案件はあまり設問として出てこないことが多い。
時間のある限り「承認」でも必ず補足指示を出すのがベターかと思う。

2. 否認・却下矢印

判断力がある、そう評価されるかもしれないが、インバスケットでは案外使いにくい判断である。
特に注意するのは、部下からの提案などを安易に否認することである。
まずは提案を聞いてから条件付承認の形で部下に再考を促し、かつ部下の提案に対し感謝と評価の態度を示す。
結果的にはその提案を採用しなくても良いが、部下のやる気をそぐような判断は下手をするとマイナス対象になる可能性がある。

3. 条件付承認矢印

インバスケットでは使用頻度の高い判断である。これを選択すると後に取るアクションがたくさん出てくる。 ある条件を満たせば承認するという便利の良い判断である。
これはリスク管理や効果を最大限にする効果もある。
例えばコストを一番ミニマイズする策を試算させたり、など数多くのアイデアをつければよい。
この場合必ず事後報告を取ろう。細かな指示でも必ずチェックを入れる姿勢は表現したい。

4. 保留矢印

これもインバスケットの中の判断では多い。緊急性が低く、あなたが職場復帰した後で判断できる案件はこの判断をしても良い。ただし、復帰してすぐに判断できる「段取り」は指示をしなければならない。
一般的には日本人管理者はこの判断が通常業務では多いという。リスクが少ない代わりに、アクションも少なくなることもある。
この判断の場合は、何故判断を保留にしたのか簡潔に表現すべきだろう。
「緊急度が低く、データをそろえてから正確な判断をする為」など。
ただし時間が少なくなり焦ると、この判断が多くなるので注意したい。

5. 延期矢印

イベントや発注・人員の採用など取り消してもリスクが無いもので、自分が着任してから自ら指揮を執るべきものは延期の判断もいいだろう。この場合の注意は必ず期日を記述すること。また何故延期の判断をしたかも記入。
延期の間に、その案件に対する判断の材料となる情報収集などの指示はしたい。

6. 無視矢印

使わないほうが良い。なかには馬鹿らしい案件が出てくるかもしれないが、それもあなたの対応を試しているのである。その案件からなにか問題点や、情報を活用する態度を表現しよう

7. 一任矢印

放任というイメージはあるが、インバスケットでは非常に有効な場合がある。
人材活用力や組織活性力など評価されることが多い。この場合は部下の判断業務であることが明確なこと、組織として部下が判断すべき案件で差し戻すこと、その部下の育成を目的としていることなどで判断すべきだろう。
この判断の場合は「激励」「アドバイス(指示ではない)」「周りのサポート体制の援助」「判断の後押し」そして「事後報告」をあなたの取るアクションとすべきであろう。
ただ、諸刃の剣で、あなたが判断すべきことを単純に一任すると、間違いなくマイナス評価になる。

8. 上司の指示を仰ぐ矢印

これも有効だろう。ただしあなたの意思も表現したい。
部下に直接あなたの上司に指示を仰がす場合は、必ずあなた自身から上司に相談と依頼を何らかの形ですべきだろう。

今回紹介した以外にも判断はあるだろうが、いくつかの箱の中に案件を入れていくというイメージで、問題集を数多くこなすとスムーズに判断が出来る。でも一つ私は判断で心がけていることがある。
それは、
「最初の判断がベストな判断である可能性は少ない」
自ら判断したことをもう一度判断しなおす。
そして揺るぎ無い判断なら指示を出す。
この判断方法をお勧めしたい。

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